Perché i team in rapida evoluzione scelgono CRM leggeri rispetto a Salesforce

Quando viene lanciata una nuova linea di business, la velocità conta più della teoria.

Non hai mesi per progettare il processo di vendita perfetto, formare tutti su una piattaforma pesante e costringere un team a un flusso di lavoro che non gli piace utilizzare. Hai bisogno di qualcosa di pratico: un CRM che ti aiuti ad acquisire lead, tenere traccia delle conversazioni e portare avanti le trattative senza creare amministratori aggiuntivi.

Questo è esattamente il motivo per cui molti team in rapida evoluzione finiscono per scegliere CRM leggeri e automatizzati rispetto alle piattaforme aziendali tradizionali.

Un buon esempio è Udacity Blitz, un servizio di ingegneria del software lanciato da Udacity per aiutare le aziende a creare prodotti con i migliori ingegneri su web, dispositivi mobili, intelligenza artificiale, realtà virtuale, dati e altro ancora. Fin dall'inizio, il team aveva bisogno di un CRM in grado di gestire i lead provenienti da più canali e aiutarli a spostare tali opportunità attraverso la pipeline in modo efficiente.

Ciò che è interessante non è solo il fatto che abbiano scelto un CRM. È per questo motivo che hanno scelto un'opzione più leggera e automatizzata rispetto a strumenti come Salesforce e Pipedrive.

Il vero problema con i software CRM pesanti

Per molte aziende in crescita, il problema non è se Salesforce sia potente. Lo è chiaramente.

Il problema è che il potere spesso comporta complessità. Se un CRM è troppo complicato per le dimensioni del team, troppo lento da adottare o troppo dipendente dall’immissione manuale dei dati, le persone smettono di usarlo correttamente. Una volta che ciò accade, il CRM diventa più un esercizio di reporting che uno strumento di crescita.

Secondo il caso di studio, Udacity Blitz riteneva che Salesforce fosse troppo ingombrante e complicato per ciò di cui avevano bisogno in quel momento. Esistevano piattaforme più semplici, ma mancavano ancora di automazione, arricchimento di lead e intelligenza sufficienti per mantenere allineate le comunicazioni e ridurre l’inserimento manuale.

Questo compromesso è familiare a molti team B2B più piccoli. Non sono alla ricerca di personalizzazioni infinite. Stanno cercando un CRM che si adatti naturalmente al modo in cui già lavorano.

Perché l'automazione conta più del volume delle funzionalità

Una delle parti più rivelatrici del case study è che il fattore decisivo non è stata solo l’usabilità. Era l'automazione.

Il team desiderava un sistema in grado di far emergere la cronologia delle comunicazioni, arricchire i dati dei lead e ridurre la necessità di digitare tutto manualmente. Volevano anche una forte integrazione con Gmail e Google Workspace, in modo che il CRM fosse più vicino al luogo in cui si svolgeva il lavoro effettivo.

Questo è un grande motivo per cui i CRM leggeri vincono. Non promettono solo meno funzionalità. Spesso garantiscono un’adozione migliore perché eliminano gli attriti.

Un CRM funziona solo se il team lo mantiene aggiornato. E nella maggior parte delle aziende, il modo più rapido per eliminare l’adozione del CRM è chiedere alle persone di eseguire troppa manutenzione manuale.

Il miglior CRM è quello effettivamente utilizzato dal tuo team

Può sembrare ovvio, ma è il punto che la maggior parte dei confronti tra software non riesce a cogliere.

Udacity Blitz non stava solo valutando uno strumento per un team di vendita principale. Disponevano inoltre di una rete crescente di project manager tecnici coinvolti nella conclusione delle trattative e queste persone dovevano utilizzare il CRM senza pensarci troppo. Nel caso di studio, uno dei motivi per cui il sistema scelto si è distinto è che era facile da configurare, funzionava automaticamente e aiutava a garantire che nessun lead passasse inosservato.

Questo è il vero punto di riferimento.

Il miglior CRM per un’azienda in crescita raramente è quello con l’elenco di funzionalità più lungo. Di solito è quello che sembra abbastanza intuitivo da poter essere utilizzato in modo coerente da tutti coloro che sono coinvolti nelle entrate, nella consegna o nella crescita dell'account.

L'integrazione di Gmail è più importante di quanto molti team credano

Un altro tema forte nella storia è il flusso di lavoro nativo della posta in arrivo.

Udacity Blitz ha sottolineato in particolare quanto fosse importante l'integrazione di Gmail e Google Workspace, sottolineando che avere il CRM direttamente nella posta in arrivo ha reso più semplice l'accesso alle comunicazioni principali, agli allegati, alle note e alle riunioni da un unico posto.

Questa è una delle parti più sottovalutate della progettazione CRM.

Se il tuo team utilizza già la posta elettronica, ogni scheda aggiuntiva, ogni passaggio di sincronizzazione aggiuntivo e ogni interfaccia separata aggiungono attrito. Un CRM che si inserisce nella casella di posta può ridurre drasticamente questo attrito. Può anche migliorare la visibilità, perché la cronologia completa della relazione è più facile da trovare quando è collegata al luogo in cui avviene già la comunicazione.

Per i team B2B più piccoli, questo tipo di vantaggio nel flusso di lavoro spesso conta più della complessità di livello aziendale.

Il CRM non dovrebbe fermarsi alla vendita

Un altro dettaglio a cui vale la pena prestare attenzione è il modo in cui Udacity Blitz ha pensato al ruolo futuro del CRM.

Non lo vedevano come uno strumento solo per il monitoraggio della pipeline prevendita. Volevano che si evolvesse in qualcosa che potesse supportare il marketing multicanale e la gestione delle relazioni sull'intero ciclo di vita, perché le relazioni con i clienti continuavano molto tempo dopo la vendita iniziale mentre i progetti venivano gestiti e le partnership sviluppate nel tempo.

Questo è un modo intelligente di pensare al CRM.

Per molte aziende di servizi, agenzie, società di consulenza e team B2B, la vendita è solo l'inizio del rapporto. Il vero valore spesso arriva dopo attraverso la consegna, la fidelizzazione, gli upsell, i referral e la partnership a lungo termine. Un CRM che può passare dalla gestione dei lead alla gestione completa delle relazioni è spesso una soluzione strategica migliore rispetto a uno creato solo per i dashboard della pipeline.

Cosa possono imparare da tutto questo le aziende in crescita

Ci sono alcuni punti chiari qui.

Innanzitutto, non scegliere un CRM basato solo sul riconoscimento del marchio. Una piattaforma può essere famosa e tuttavia non adatta alla fase in cui si trova la tua attività.

In secondo luogo, dare priorità all’adozione rispetto alla capacità teorica. Se il team ritiene che uno strumento sia fastidioso, complicato o troppo manuale, l'implementazione avrà prestazioni inferiori, indipendentemente dalla potenza del software in una demo.

In terzo luogo, l’integrazione è importante. Se il tuo flusso di lavoro è basato su Gmail e Google Workspace, il CRM dovrebbe adattarsi naturalmente a quell'ambiente anziché contrastarlo.

E infine, l’automazione non è più un optional. Quanto più il tuo CRM è in grado di acquisire il contesto, mantenere aggiornati i record e ridurre l'immissione manuale, tanto più è probabile che supporti la crescita invece di rallentarla.

Pensiero finale

L'esempio di Udacity Blitz è utile per ricordare che scegliere un CRM significa in realtà scegliere un modo di lavorare.

Per i team in rapida evoluzione, soprattutto nei servizi B2B, la soluzione vincente spesso non è la piattaforma più complessa. È quello che aiuta tutti a rimanere allineati, mantiene la pipeline organizzata e rimuove quanto più lavoro impegnativo possibile.

Ecco perché i CRM leggeri e incentrati sull’automazione continuano a vincere contro i sistemi più pesanti in così tanti casi reali.