Làm thế nào để tạo ra một quy trình làm việc trong SalesForce?

Làm thế nào để tạo ra một quy tắc quy trình làm việc trong SalesForce

Tạo một quy tắc quy trình làm việc trong SalesForce được thực hiện trong SalesForce thiết lập, dưới tự động hóa quá trình> worlkflow hành động.

một quy trình làm việc trong SalesForce là gì? Quy trình công việc được sử dụng để hành động tự động hóa. Xem dưới đây một cách chi tiết những gì được họ sử dụng để, làm thế nào để tạo ra chúng, và làm thế nào để kích hoạt chúng trong SalesForce Lightning.

1 - Hiểu quy trình công việc trong SalesForce

Là người đầu tiên quan trọng nhất là phải hiểu SalesForce quy trình công việc. Chúng nó được dùng cho cái gì? Một quy trình làm việc là một tập hợp của các hành động kích hoạt tự động sau khi một số sự kiện xảy ra trong SalesForce dữ liệu.

Nó có thể tự động hóa các loại quy trình công ty khác nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ, để giao nhiệm vụ mới cho người dùng, thông báo qua email, để gửi email đến một hoặc nhiều người nhận được chỉ định trước, cập nhật trường, đặt giá trị hồ sơ cụ thể hoặc gửi tin nhắn đi, gửi kỹ thuật XML định dạng tin nhắn cho người nghe.

Ví dụ: quy trình làm việc của SalesForce có thể phân công các nhiệm vụ tiếp theo để hỗ trợ đại diện sau một khoảng thời gian nhất định, họ có thể gửi thông báo qua email cho nhóm quản lý khi các giao dịch lớn được ký bởi đại diện bán hàng, thay đổi trường tên chủ sở hữu vài ngày sau khi hết hạn hợp đồng hoặc gửi tin nhắn kỹ thuật đến các hệ thống bên ngoài bất cứ khi nào báo cáo được phê duyệt được tạo trong SalesForce được kích hoạt.

Các quy tắc quy trình công việc có thể bao gồm một số tiêu chí sẽ bắt đầu quy trình công việc, các hành động cần thực hiện khi bản ghi được tạo với một giá trị nhất định hoặc các hành động phụ thuộc thời gian như gửi báo cáo kết thúc tháng một vài ngày trước khi kết thúc tháng.

2 - Tạo quy tắc công việc mới

Để bắt đầu tạo quy tắc dòng công việc mới, hãy chuyển đến cài đặt thiết lập bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng trong giao diện  SalesForce Lightning   và tìm kiếm menu dòng công việc trong tab tìm kiếm ở phía trên bên trái màn hình.

Các quy tắc dòng công việc có thể truy cập theo tự động hóa quy trình> hành động dòng công việc> quy tắc dòng công việc.

Quy trình công việc hiện tại của bạn sau đó sẽ được liệt kê trên màn hình tiếp theo.

Trong trường hợp bạn không có quy trình làm việc hiện tại, danh sách sẽ là empy và tùy chọn duy nhất khả dụng sẽ là tạo một quy trình công việc mới bằng cách sử dụng nút thích hợp phía trên danh sách quy trình công việc.

Bước đầu tiên trong việc tạo quy tắc dòng công việc mới là chọn đối tượng sẽ bị ảnh hưởng bởi nó. Nó có thể là bất kỳ loại đối tượng dữ liệu SalesForce nào: tài khoản, công việc đại lý, tiến trình trợ lý, chiến dịch, thành viên chiến dịch, trường hợp, nhận xét trường hợp, hoạt động trò chuyện, liên hệ, yêu cầu liên hệ, mục bản ghi trùng lặp, bộ hồ sơ trùng lặp, thông báo email, sự kiện, nguồn cấp dữ liệu mục, nhóm, thành viên nhóm, hình ảnh, kiến ​​thức, và nhiều hơn nữa.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo ra một quy trình công việc liên quan.

Sau đó, bước tiếp theo là đặt tên cho quy tắc và cuối cùng là một mô tả, để có thể tìm thấy nó sau này và để giúp đồng nghiệp của bạn xác định nó dọc theo các quy trình công việc có thể truy cập được trên hệ thống.

Ngoài ra, một tiêu chí đánh giá phải được lựa chọn. Khi nào quy tắc sẽ được kích hoạt? Khi bản ghi được tạo, chỉnh sửa?

Cuối cùng, các tiêu chí quy tắc phải được nhập.

Khi nào quy tắc sẽ tự kích hoạt? Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn tạo một quy tắc sẽ được kích hoạt mỗi khi một khách hàng mới được nhập vào Pháp, sẽ được xác định bằng một số điện thoại bắt đầu bằng mã quốc gia Pháp, +33.

Bằng cách đó, mỗi khi có sự thay đổi liên hệ với mạng di động Pháp, đại diện bán hàng của chúng tôi chịu trách nhiệm về thị trường Pháp sẽ kiểm tra và liên hệ với khách hàng nếu cần.

3 - Thiết lập hành động dòng công việc để kích hoạt quy tắc

Bước tiếp theo là xác định hành động nào mà dòng công việc sẽ thực hiện khi quy tắc đã được xác minh.

Điều này có thể bằng cách chọn thêm các hành động dòng công việc bên dưới phần hành động dòng công việc ngay lập tức, để thực hiện một hành động ngay khi quy tắc được xác minh. Nếu hành động nên xảy ra tại các thời điểm nhất định, thay vào đó, nó sẽ được tạo như một hành động dòng công việc phụ thuộc vào thời gian.

Bằng cách nhấp vào nút thêm hành động dòng công việc, có thể truy cập các loại hành động dòng công việc khác nhau: thiết lập cảnh báo email, cập nhật trường, gửi thông báo kỹ thuật hoặc sử dụng một hành động hiện có từ một quy trình công việc khác.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn gửi email đến đại diện bán hàng mỗi khi liên hệ với số điện thoại của Pháp thay đổi.

4 - Cài đặt thông báo email

Sau đó, chúng tôi có thể thiết lập email sẽ được gửi cho đại diện bán hàng, bằng cách nhập mô tả email, tên duy nhất cho email đó và chọn mẫu email để sử dụng.

Người nhận có thể thuộc loại khác nhau, nhưng trong trường hợp của chúng tôi, đó sẽ là người dùng nội bộ, vì chúng tôi sẽ gửi email đến đại diện bán hàng chịu trách nhiệm cho một khu vực cụ thể.

Có thể chọn trực tiếp từ danh sách người nhận nội bộ hiện có.

Bạn cũng có thể nhập thủ công danh sách các địa chỉ email bổ sung, để gửi email đến người nhận bên ngoài bằng bản sao, ví dụ, cũng gửi email đến hộp thư cá nhân của đại diện bán hàng hoặc gửi bản sao người quản lý của mình.

Địa chỉ email From cũng phải được chọn, đó là địa chỉ email sẽ xuất hiện dưới dạng địa chỉ email của người gửi cho người nhận email.

Sau đó, bấm vào lưu để tiến hành tạo quy tắc công việc.

5 - Xác thực các hành động công việc

Sau đó, hành động dòng công việc mới được tạo, tạo email ngay lập tức ngay khi số điện thoại liên hệ có tiền tố tiếng Pháp được tạo, sẽ được hiển thị trong danh sách các hành động cho quy tắc dòng công việc đó.

Trong trường hợp không có hành động nào được yêu cầu, chỉ cần nhấp vào nút thực hiện ở góc trên bên phải để kết thúc với việc tạo quy trình công việc.

Quy trình làm việc sau đó sẽ được hiển thị để xem xét, với tất cả các chi tiết. Đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác, vì nó hiện được kích hoạt trực tiếp và sẽ bắt đầu gửi email hoặc thực hiện các hành động khác mà không cần xác nhận thêm, ngay khi bạn nhấp vào nút kích hoạt.

Sẽ luôn có thể hủy kích hoạt một luồng công việc hiện có và đang chạy từ màn hình đó, cũng như chỉnh sửa nó hoặc sao chép nó để tạo ra một quy trình công việc tương tự dễ dàng.

Tạo ra một quy trình công việc thành công

Bạn đã quản lý để tạo thành công quy tắc quy trình làm việc trong Lực lượng bán hàng chưa?

Hãy cho chúng tôi biết trong nhận xét và đừng ngần ngại hỏi chúng tôi bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có.

Câu Hỏi Thường Gặp

Các thực tiễn tốt nhất để thiết kế quy trình công việc hiệu quả trong Salesforce là gì?

Thực tiễn tốt nhất bao gồm xác định các mục tiêu rõ ràng, đơn giản hóa các quy trình và thường xuyên xem xét quy trình công việc về hiệu quả và mức độ phù hợp.