How to create a workflow in Відділ продажів?




How to create a workflow rule in Відділ продажів

Creating a workflow rule in Відділ продажів is done in the Відділ продажів setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in Відділ продажів? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in Відділ продажів Lightning.

1 - Understand workflows in Відділ продажів

The most important first is to understand the Відділ продажів workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the Відділ продажів data.

Вона може автоматизувати різні типи процесів компанії, наприклад завдання, призначити нові завдання користувачам, сповіщати електронною поштою, надсилати електронні листи одному або декільком одержувачам, які призначені заздалегідь, полям оновлення, встановленням конкретних значень записів чи вихідних повідомлень Повідомлення, відформатовані XML для слухачів.

Наприклад, робочі процеси SalesForce можуть призначити подальші завдання для підтримки представників через певний проміжок часу; вони можуть надсилати сповіщення електронною поштою керівництву, коли великі угоди підписує торговий представник, змінюючи поле імені власника через кілька днів після закінчення терміну дії контракту або надсилання технічних повідомлень до зовнішніх систем, коли спрацьовує затверджений звіт, створений у SalesForce.

Як створити звіт у SalesForce?

Правила робочих процесів можуть складатися з деяких критеріїв, які запускатимуть робочий процес, дій, які потрібно виконати, коли запис створено з заданим значенням, або залежних від часу дій, таких як повідомлення про завершення місяця завершення за кілька днів до закінчення закриття місяця.

2 - Створення нового правила робочого процесу

Щоб почати створення нового правила робочого процесу, перейдіть до налаштувань налаштування, натиснувши на значок шестерні в інтерфейсі SalesForce Lightning, і знайдіть меню робочого процесу на вкладці пошуку у верхній лівій частині екрана.

Правила робочого процесу доступні в розділі Автоматизація процесів> Дії робочого процесу> Правила робочого процесу.

Існуючі робочі процеси будуть перераховані на наступному екрані.

Якщо у вас немає існуючого робочого процесу, список буде empy, і єдиним варіантом, який можна отримати, буде створення нового робочого процесу за допомогою відповідної кнопки над списком робочого процесу.

Першим кроком у створенні нового правила робочого процесу є вибір об'єкта, на який він впливатиме. Це може бути будь-який об'єкт даних SalesForce: обліковий запис, робота агента, прогрес помічника, кампанія, член кампанії, випадок, коментар справи, активність балачки, контакт, запит на контакт, дублікат запису, набір дублікатів записів, повідомлення електронної пошти, подія, канал елемент, група, член групи, зображення, знання та багато іншого.

У нашому прикладі ми створимо робочий процес, пов'язаний з контактами.

Далі, наступним кроком є ​​надання назві правила, і, врешті-решт, опису, щоб мати можливість знайти його пізніше, а також допомогти вашим співробітникам ідентифікувати його уздовж робочих процесів, які доступні в системі.

Також необхідно обрати критерії оцінки. Коли буде активовано правило? Коли запис створюється, редагується?

Нарешті, необхідно ввести критерії правила.

Коли саме це правило активується? У нашому прикладі ми хочемо створити правило, яке буде активовано кожного разу, коли в Францію буде введено новий клієнт, який буде ідентифікований номером телефону, який починається з французького коду країни +33.

Таким чином, кожен раз, коли відбувається зміна контакту, доступного з французькою мобільною мережею, наш торговий представник, відповідальний за французький ринок, перевірить його, і, якщо необхідно, зв'язатися з клієнтом.

3 - Налаштування дій робочого процесу для активації правила

Наступним кроком є ​​визначення дії, яку буде виконуватися робочим процесом після перевірки правила.

Це можна зробити, вибравши дії додати робочий процес під дією безпосередньої дії потоку робочих процесів, щоб виконати дію, як тільки правило буде перевірено. Якщо дія повинна відбуватися в певні моменти часу, вона повинна бути створена як залежний від часу діючий процес.

Натиснувши кнопку дії з додаванням робочого процесу, доступні різні типи дій у робочому процесі: налаштуйте сповіщення електронною поштою, оновіть поле, надішліть технічне повідомлення або використовуйте існуючу дію з іншого робочого процесу.

У нашому випадку ми хочемо надіслати електронний лист торговому представнику кожного разу, коли контакт із французьким номером телефону зміниться.

4 - Налаштування сповіщення електронною поштою

Потім ми можемо налаштувати електронний лист, який буде відправлений торговому представнику, ввівши опис електронної пошти, унікальну назву для цієї електронної пошти та вибравши шаблон електронної пошти.

Одержувач може бути різного типу, але в нашому випадку він буде внутрішнім користувачем, оскільки ми надсилатимемо електронні листи торговому представнику, відповідальному за певну зону.

Можна вибрати безпосередньо зі списку існуючих внутрішніх одержувачів.

Також можна ввести вручну список додаткових адрес електронної пошти, щоб надіслати повідомлення електронною поштою зовнішнім одержувачам в копії, наприклад, також надіславши електронну пошту до особистої поштової скриньки торгового представника, або поставити копію свого менеджера.

Необхідно також вибрати адресу електронної пошти From, яка буде відображатися як адреса електронної пошти відправника для одержувачів електронних листів.

Потім натисніть кнопку Зберегти, щоб продовжити створення правила робочого процесу.

5 - Перевірка дій робочого процесу

Після цього новостворену дію робочого процесу, негайне створення електронної пошти, як тільки контактний номер з французьким префіксом буде створено, буде відображено у списку дій для цього правила робочого процесу.

У випадку, якщо не потрібно виконувати жодних інших дій, просто натисніть кнопку Зроблено у верхньому правому куті, щоб завершити створення робочого процесу.

Потім робочий процес відображатиметься для перегляду з усіма подробицями. Переконайтеся, що все правильно, оскільки воно зараз безпосередньо активоване, і почнете відправляти електронні листи, або виконувати інші дії, без будь-яких подальших підтверджень, як тільки ви натиснете кнопку активації.

Завжди можна деактивувати існуючий і запущений робочий процес з цього екрана, а також редагувати його або клонувати, щоб легко створити подібний робочий процес.

Створення успішного робочого процесу

Чи маєте ви менеджер для успішного створення правила робочого процесу у вашій Відділ продажів?

Дайте нам знати в коментарях і не соромтеся задавати нам будь-яке запитання.




Подібні статті

Швидко додайте діаграму для звіту в SalesForce Ligthning

Швидко додайте діаграму для звіту в SalesForce Ligthning

Коли в звіті, створеному в SalesForce, не панікуйте діаграму додавання сірого кольору, не слід панікувати - необхідно зробити маніпуляцію, щоб створити діаграму з цього звіту, і трюк можна використовувати будь-коли під час створення звітів у групі SalesForce: group записи разом для створення діаграм.


Коментарі (0)

Залишити коментар