Hvordan du oppretter en arbeidsflyt i SalesForce?

Hvordan du oppretter en arbeidsflytregel i SalesForce

Opprette en arbeidsflytregel i SalesForce gjøres i SalesForce oppsett under prosessautomatisering> worlkflow handlinger.

Hva er en arbeidsflyt i SalesForce? Arbeidsflyt brukes til å automatisere handlinger. Se nedenfor i detalj hva de brukes til, hvordan du oppretter dem, og hvordan du aktiverer dem i SalesForce Lyn.

1 - Forstå arbeidsflyt i SalesForce

Det viktigste først er å forstå SalesForce arbeidsflyt. Hva brukes de til? En arbeidsflyt er et sett av handlinger utløst automatisk etter noen hendelser oppstår i SalesForce data.

Det kan automatisere ulike typer virksomhetsprosesser som oppgaver, tilordne nye oppgaver til brukere, e-postvarsler, sende e-post til en eller flere mottakere som er utpekt på forhånd, oppdateringsfelter, angi spesifikke registreringsverdier eller utgående meldinger, sende teknisk XML formaterte meldinger til lyttere.

Som et eksempel kan SalesForce-arbeidsflyt tilordne oppfølgingsoppgaver for å støtte representanter etter en gitt tidsperiode, de kan sende e-postvarsler til ledergruppen når store avtaler er signert av en salgsrepresentant, og endre et eiernavnfelt noen dager etter en kontrakt utløp, eller sende tekniske meldinger til eksterne systemer når godkjent  rapport opprettet i SalesForce   utløses.

Arbeidsflytreglene kan bestå av enkelte kriterier som vil starte arbeidsflyten, handlingene som skal tas når en post er opprettet med en gitt verdi, eller tidsavhengige handlinger som for eksempel å sende månedssendingsrapporter noen dager før slutten av månedslukking.

2 - Lag av en ny arbeidsflytregel

For å starte opprettelsen av en ny arbeidsflytregel, gå til oppsettinnstillingene ved å klikke på tannhjulikonet i SalesForce Lightning-grensesnitt, og søk etter arbeidsflytmenyen i søkefeltet øverst til venstre på skjermen.

Arbeidsflytreglene er tilgjengelige under prosessautomatisering> arbeidsflythandlinger> arbeidsflytregler.

Du eksisterende arbeidsflyter vil da bli oppført på neste skjermbilde.

Hvis du ikke har noen eksisterende arbeidsflyt, vil listen bli empy, og det eneste alternativet tilgjengelig er å opprette en ny arbeidsflyt ved å bruke den aktuelle knappen over arbeidsflytlisten.

Det første trinnet i å opprette en ny arbeidsflytregel er å velge objektet som vil bli påvirket av det. Det kan være noen form for SalesForce dataobjekt: konto, agentarbeid, assistent fremgang, kampanje, kampanjemedlem, sak, sakkommentar, chatteraktivitet, kontakt, kontaktforespørsel, duplikat rekordelement, duplikatopptakssett, e-postmelding, arrangement, feed element, gruppe, gruppemedlem, bilde, kunnskap og mer.

I vårt eksempel vil vi opprette en kontaktrelatert arbeidsflyt.

Deretter er det neste trinnet å gi regelen et navn, og til slutt en beskrivelse, for å kunne finne den senere, og for å hjelpe medarbeiderne dine å identifisere den langs de over arbeidsflytene som er tilgjengelige på systemet.

Det må også velges en evalueringskriterier. Når vil regelen bli aktivert? Når posten er opprettet, redigeres?

Endelig må regelkriteriene angis.

Når vil regelen aktivere seg selv? I vårt eksempel vil vi opprette en regel som vil bli aktivert hver gang en ny kunde blir angitt i Frankrike, som vil bli identifisert av et telefonnummer som starter med fransk landskode, +33.

På den måten, hver gang det er en endring på en kontakt som kan nås med det franske mobilnettet, vil vår salgsrepresentant ansvarlig for det franske markedet sjekke det og kontakte kunden om nødvendig.

3 - Oppsett arbeidsflythandling for regelaktivering

Det neste trinnet er å definere hvilken handling arbeidsflyten skal utføre når regelen er verifisert.

Dette er mulig ved å velge legge til arbeidsflythandlinger under den øyeblikkelige arbeidsflytaksjonsdelen, for å utføre en handling så snart regelen er bekreftet. Hvis handlingen skal skje på bestemte tidspunkter, skal den istedet opprettes som en tidsavhengig arbeidsflythandling.

Ved å klikke på Add Workflow Action-knappen, er ulike typer arbeidsflythandlinger tilgjengelige: Konfigurer et e-postvarsel, oppdater et felt, send en teknisk melding eller bruk en eksisterende handling fra en annen arbeidsflyt.

I vårt tilfelle ønsker vi å sende en e-post til salgsrepresentanten hver gang en kontakt med et fransk telefonnummer endres.

4 - Oppsett e-postvarsling

Vi kan da sette opp e-posten som sendes ut til salgsrepresentanten, ved å skrive inn e-postbeskrivelsen, et unikt navn for den e-postadressen og velge e-postmalen som skal brukes.

Mottakeren kan være av forskjellig type, men i vårt tilfelle vil det være en intern bruker, da vi sender e-post til salgsrepresentanten som er ansvarlig for en bestemt sone.

Det er mulig å velge direkte fra listen over eksisterende interne mottakere.

Det er også mulig å legge inn en liste over flere e-postadresser manuelt for å sende e-posten til eksterne mottakere i kopi, for eksempel også å sende e-posten til den personlige postkassen til salgsrepresentanten, eller å kopiere lederen sin.

Fra e-postadressen må også velges, den er den som vil vises som avsenderens e-postadresse for e-post mottakere.

Deretter klikker du på lagre for å fortsette med arbeidsflytregelen.

5 - Bekreft arbeidsflythandlinger

Deretter vil arbeidsflythandling som nylig ble opprettet, opprettes en umiddelbar e-postoppretting så snart et kontaktnummer med fransk prefiks er opprettet, i listen over handlinger for denne arbeidsflytregelen.

Hvis det ikke kreves andre handlinger, klikker du bare på den ferdige knappen øverst til høyre for å avslutte arbeidsflowopprettelsen.

Arbeidsflyten vil da bli vist for gjennomgang, med alle detaljer. Pass på at alt er riktig, da det nå er aktivert direkte, og vil begynne å sende e-post eller utføre andre handlinger uten ytterligere bekreftelse, så snart du klikker på aktiveringsknappen.

Det vil alltid være mulig å deaktivere en eksisterende og løpende arbeidsflyt fra denne skjermen, samt å redigere den eller klone den for å lage en lignende arbeidsflyt.

Opprettelse av en arbeidsflyt vellykket

Har du en leder for å skape en arbeidsflyt regel i Salesforce?

Gi oss beskjed i kommentar, og ikke nøl med å stille oss noen spørsmål du måtte ha.

Ofte Stilte Spørsmål

Hva er den beste fremgangsmåten for å designe effektive arbeidsflyter i Salesforce?

Beste praksis inkluderer å definere klare mål, forenkle prosesser og regelmessig gjennomgå arbeidsflyter for effektivitet og relevans.