Jak vytvořit pracovní postup v SalesForce?



Jak vytvořit pravidlo pracovního postupu v SalesForce

Vytvoření pravidla pracovního postupu v SalesForce se provádí v nastavení SalesForce pod automatizací procesů> akcí worlkflow.

Co je to pracovní postup v SalesForce? Pracovní postupy slouží k automatizaci akcí. Viz níže podrobně, na co se používají, jak je vytvořit a jak je aktivovat v aplikaci SalesForce Lightning.

1 - Rozumět workflow v SalesForce

Nejdůležitější první je pochopení pracovních postupů SalesForce. Na co se používají? Pracovní postup je sada akcí spouštěných automaticky po výskytu některých událostí v datech SalesForce.

To může automatizovat různé druhy podnikových procesů, jako jsou úkoly, přidělit nové úkoly uživatelům, e-mailové výstrahy, posílat e-maily jednomu nebo více příjemcům, kteří jsou určeni předem, aktualizovat pole, nastavit konkrétní hodnoty záznamů, nebo odchozí zprávy, odesílat technické XML formátované zprávy posluchačům.

Například pracovní postupy SalesForce mohou přidělit následné úkoly podpůrným zástupcům po uplynutí určité doby. Mohou zasílat e-mailová upozornění manažerskému týmu, když jsou velké obchodní smlouvy podepsány obchodním zástupcem a mění pole jména vlastníka několik dní po vypršení platnosti smlouvy nebo odeslání technických zpráv do externích systémů vždy, když se spustí schválená zpráva vytvořená v SalesForce.

Jak vytvořit sestavu v SalesForce?

Pravidla pracovních postupů se mohou skládat z některých kritérií, která spustí pracovní postup, akcí, které mají být provedeny, když byl záznam vytvořen s danou hodnotou, nebo akcí závislých na čase, například odesílání zpráv o ukončení měsíce, několik dní před ukončením měsíce.

2 - Vytvoření nového pravidla pracovního postupu

Chcete-li začít vytvářet nové pravidlo pracovního postupu, přejděte do nastavení nastavení klepnutím na ikonu ozubeného kola v rozhraní  SalesForce Lightning‌  a vyhledejte nabídku pracovního postupu na kartě Hledat v levém horním rohu obrazovky.

Pravidla pracovního postupu jsou dostupná v rámci automatizace procesů> akce pracovního postupu> pravidla pracovního postupu.

Existující pracovní postupy budou poté uvedeny na další obrazovce.

V případě, že nemáte žádný existující pracovní postup, bude seznam empy a jedinou možností, která bude k dispozici, bude vytvoření nového pracovního postupu pomocí příslušného tlačítka nad seznamem pracovních postupů.

Prvním krokem při vytváření nového pravidla pracovního postupu je vybrat objekt, který bude ovlivněn. Může to být jakýkoliv objekt DataForce: účet, práce agenta, postup asistenta, kampaň, člen kampaně, případ, komentář, chatování, kontakt, žádost o kontakt, duplicitní položka záznamu, sada duplicitních záznamů, e-mailová zpráva, událost, zdroj skupina, člen skupiny, obrázek, znalosti a další.

V našem příkladu vytvoříme pracovní postup související s kontaktem.

Dalším krokem je pak název pravidla a případně popis, aby bylo možné jej později najít, a pomoci vašim spolupracovníkům při identifikaci podél pracovních postupů, které jsou v systému dostupné.

Musí být také zvolena hodnotící kritéria. Kdy bude pravidlo aktivováno? Když je záznam vytvořen, upraven?

Nakonec musí být zadána kritéria pravidla.

Kdy se pravidlo aktivuje? V našem příkladu chceme vytvořit pravidlo, které bude aktivováno při každém vstupu nového zákazníka do Francie, který bude identifikován telefonním číslem začínajícím francouzským kódem země +33.

Pokaždé, když dojde ke změně kontaktů dosažitelných s francouzskou mobilní sítí, zkontroluje to náš obchodní zástupce zodpovědný za francouzský trh a v případě potřeby kontaktuje zákazníka.

3 - Nastavení akce pracovního postupu pro aktivaci pravidla

Dalším krokem je definování akce, kterou bude pracovní postup provádět po ověření pravidla.

To je možné výběrem akce přidat pracovní postup pod částmi akcí okamžitého pracovního postupu, aby se akce provedla, jakmile je pravidlo ověřeno. Pokud by se akce měla uskutečnit v daném čase, měla by být vytvořena jako akce závislá na čase.

Kliknutím na tlačítko Přidat akci pracovního postupu jsou dostupné různé typy akcí pracovního postupu: nastavte e-mailové upozornění, aktualizujte pole, odešlete technickou zprávu nebo použijte existující akci z jiného pracovního postupu.

V našem případě chceme zaslat e-mail prodejci vždy, když se změní kontakt s francouzským telefonním číslem.

4 - Nastavení upozornění e-mailem

Poté můžeme nastavit e-mail, který bude zaslán obchodnímu zástupci, a to zadáním popisu e-mailu, jedinečného názvu tohoto e-mailu a výběrem šablony e-mailu, kterou chcete použít.

Příjemce může být různého typu, ale v našem případě to bude interní uživatel, protože budeme zasílat e-maily obchodnímu zástupci odpovědnému za konkrétní zónu.

Je možné vybrat přímo ze seznamu stávajících interních příjemců.

Je také možné ručně zadat seznam dalších e-mailových adres, aby bylo možné odesílat e-maily externím příjemcům v kopii, například také odesláním e-mailu do osobní schránky obchodního zástupce, nebo kopií jeho manažera.

Musí být také vybrána e-mailová adresa From, která se zobrazí jako e-mailová adresa odesílatele pro příjemce e-mailů.

Poté klepněte na tlačítko Uložit a pokračujte v tvorbě pravidla pracovního postupu.

5 - Ověření akcí pracovního postupu

Poté se nově vytvořená akce pracovního postupu, okamžité vytvoření e-mailu ihned po vytvoření telefonního čísla kontaktu s francouzskou předponou zobrazí v seznamu akcí pro toto pravidlo pracovního postupu.

V případě, že nejsou vyžadovány žádné další akce, jednoduše klikněte na tlačítko hotovo v pravém horním rohu a dokončete vytváření pracovního postupu.

Pracovní postup se poté zobrazí ke kontrole se všemi detaily. Ujistěte se, že je vše v pořádku, protože je nyní přímo aktivováno a začne odesílat e-maily nebo provádět jiné akce, aniž by bylo nutné další potvrzení, jakmile kliknete na tlačítko aktivace.

Vždy bude možné deaktivovat existující a spuštěný pracovní tok z této obrazovky, stejně jako jej upravovat, nebo klonovat, aby bylo možné snadno vytvořit podobný pracovní postup.

Vytvoření pracovního postupu bylo úspěšné

Máte manažera pro úspěšné vytvoření pravidla pracovního postupu ve vašem SalesForce?

Dejte nám vědět v komentáři a neváhejte se nás na něco zeptat.






Komentáře (0)

Zanechat komentář